社内ポータルサービスのα版利用企業を募集しています
お久しぶりです。
以前作っていたサービスを昨年をクローズし、次は何を作ろうかとリサーチ・ヒアリングを行い、社内ポータルサービスを作ることに決め、「コポタル」というサービスのα版を作りました。
サービスは利用者がいて初めてその価値を検証することが出来るので、利用企業を募集しています。作っているサービスについて、下記でご紹介させてください。
下記、長いので簡単なサマリーはこちら
- 社内の情報アクセスの課題を解決します
- セットアップがすごい簡単でSlackとの相性が良い、かゆいところに手が届くサービスです
- 100人くらいの組織の方に試しで使ってもらいたいので興味ある方はご応募ください→https://forms.gle/YVd5nav27j4RcbFo7
解決したい課題 : メンバー全員が会社の情報にスムーズにアクセスできない
きっかけは友人の会社の方とのディスカッションでした。
その頃、色々な方にどんな課題があるかを聞いて回っていたのですが、経営/コーポレート部として、組織規模が大きくなる毎に「全社に関わる共通情報の伝達と浸透が難しくなる」という話がありました。
特にシーンとしては2つで
- オンボーディング資料：入社前に伝えるべきことがあるが、1つにまとまっていない
- 連絡事項の共有：会社からのお知らせ, 社内イベントの参加不参加, コーポレートタスクの依頼, といった適宜の連絡事項をSlackで行うが流れてしまう、誰が見たのか/見ていないのか分からない
というのがありました。
僕自身も小さいながら数人→30人前後と人が増えていく中で、「初期メンバーの暗黙知」が形成されておりそれが新メンバーに伝わっていなかったり、Slackで伝えたつもりでも見られていなかった、伝わったのか分からない、等の課題があった事を思い出しました。
そもそも組織図がなかったりメンバーの顔と名前が一致しなかったり、会社のルールがまとまってなかったり等数えればキリがありません。メンバーとしても「そもそもこれって誰に聞けば良いんだっけ？」という事も多く、結果的に組織内の情報格差が広がってしまう、という感じ。
「メンバーが増えれば増えるほど特定の情報をストックしておくと皆が動きやすくなるが、運用がなかなか追いつかない/組織内で何の情報に非対称性があるのか気付けない」みたいな事が結構あったな〜と。
その方曰く、これまでは場当たり的に対処してきた事が、組織規模の拡大に合わせて仕組み化が必要、という判断に変わってきたという話でした。
という事で、下記の課題解決にチャレンジしています。
- 会社についての知りたい情報がどこにあるのか分からない
- 誰に聞けば良いのかすら分からない
- Slackの情報を遡らないと情報アクセスできない
既存のサービスではなんでダメなんだっけ？
とはいえ、結構既存サービスで解決し得るのではと思ったのですが、大きく3つの点で既存サービスのかゆいところがありそうなので、その辺をコポタルで解決していきます
管理者目線：サービスが柔軟すぎてサイト設計・情報設計が難しい
既存の社内ポータルサービスやそれに近しいドキュメントサービス、サービスは機能は豊富だけれど、使い方が非常に柔軟なので、サイト設計と情報設計が必要になります。
- サイト設計：何の機能をどこにどのように表示するか、というインターフェースの設計
- 情報設計：どの情報をどう構造化するかの設計
ポータルに限って言うと、これらって本当に各社で独自の発明が必要なのでしょうか？
Microsoft SharePointやGoogleサイト等を利用する場合、サイト設計から始まるので運用開始迄に手間と時間がかかります。運用と共に最適解が深まるはずですが、それはプロダクトマネジメントの仕事なはずです。
情報設計は、組織規模が大きくなるに連れてメンバー毎に情報ニーズが異なり、用意していたドキュメントではニーズが満たせなくなる。そうするとSlackで担当者や関連部署のメンバーに聞くようになり、サービス上に情報が蓄積されない、ので他の人が同じ課題に直面した時にまた属人的な情報流通に帰着してしまう。
そうして次第に多くのドキュメントも、何が最新の情報なのか、古い情報なのかも分からなくなり、機能しなくなっていきます。
例えばnotionでも、ページテンプレートはあれど実運用ではアレンジが必要なレベルのテンプレートなので、サイト設計/情報設計の手間は消えません。
気付いたら、情報をどこに配置し、どう構造化すると見られるか？というプロダクトデザイン寄りな課題解決に時間が取られてしまい、本質的な情報の蓄積、更新が疎かになっていく事に気づきます。
本当に必要なのは会社独自のサイト設計/情報設計の発明ではなく、情報流通を最大化する事ですが、そこにフォーカス出来るサービスが少ないのが現状です。
管理者目線：メンバーの閲覧状況や回答状況の管理が大変
コーポレート部からの全社連絡等に関しては、誰が閲覧したかを把握するのも重要になります。勤怠管理や経費申請、その他のコーポレートタスクも、該当者に依頼しつつ、各人の進捗管理をしなければなりません。社内イベントがある際も参加するか否かを回答状況を見つつ適宜フォローアップする。管理者目線でこの辺のデータ管理に手間がかかっています。
誰が何の情報を見ているか否かが簡単に把握できて、リマインドは自動で行われるようになると、月末月初の手間が少しは減るのではないでしょうか
メンバー目線：Slack起点でのサービス設計がされていなく使いづらい
仕事のやり取りがメールからSlackをはじめとするチャットサービスに代わって、およそどんな情報もSlackに集約しているのかなと思います。
ただ、Slackはあくまでチャットサービスなので情報がどんどん流れていき、ストックには向いていない。
そこでポータルサービスやドキュメントサービスの必要性が生まれてくるのですが、実運用はSlackでも別サービスでも情報を更新して、通知が来て、メンバーとのコミュニケーションが生まれて、、となってしまいます。それぞれのサービス体験がサービス毎に閉じこもっていて、どっちでリアクションすれば良いんだっけ？となってしまう。Slack連携の通知も通知される情報がどこかイメージしている体験と違う。そんな課題が生まれています。
通知内容に対するアクションもSlack内で出来れば良いのに出来ないので、別サービスにアクセスして作業して、、、という流れ。
基本的にはSlackで完結しつつも、必要な時にサービスにアクセスできる、という立ち位置が求められていると思っています。
という事で、
- セットアップが簡単で運用がしやすい
- データが見やすい
- Slackとの連携が非常にスムーズなサービス体験
な社内ポータルを意識してサービスを作っています。
サービスコンセプト：組織の情報に共通の入り口を
サービスの価値としては、「コポタルにアクセスすればどこに情報があるのかがわかる！」という状態を作りたいと思っています。
そこでまずは会社のメンバー全員に関わる情報を持っている、コーポレート部が使う前提でサービスを設計しています。
具体的な機能としては下記を用意しています。
- 会社のお知らせ情報の配信
- 各メンバーへのタスク依頼
- 社内イベントの作成
- ワークフローの窓口設定
- Wiki作成
それぞれ、Slackとの親和性を高める事、フォーマットを充実させる事を重視しています。
例えばお知らせ機能は、本サービスから作成したデータをそのままSlackにコピペで投稿出来、その投稿へのスタンプを元に誰が閲覧したか/していないかを把握する事ができたりします。
Wikisはデフォルトで部署毎やテーマ毎のカテゴリを用意し、項目や質問といったフォーマットを用意しております。
情報は分散している前提なので、外部のドキュメントにリンクを貼ったりできます。(もちろん本サービス内でドキュメントを書く事もできます)
各Wikiも閲覧履歴が見れたりして、誰に伝わっているのかが管理者としては分かったり
このような形で情報を蓄積しやすくすることで、チャットボット機能によってメンバーが知りたい情報を入力すると、それに近い情報をレコメンドしていきます。
α版のテスト利用企業様を募集しています
上記で全体感と、一部の機能についてサラッとお伝えしましたが、まだα版なので本当に課題を解決できるかは分からないな〜というのが正直なところです。なので、使っていただきながらガンガン改善していきたい。
という事でα版を利用していただける企業様を募集しています。
特に、組織規模が100人前後で、既存のサービスがフィットしなくなってきたな〜という課題感のある企業の人事部, コーポレート部の責任者の方等に応募いただけると、ソリューションがフィットするのでは？と思っております。(もちろんそれ以外の方も是非ご応募ください)
サービスのデモや説明資料を用意していますので、上記の課題を感じてる企業様がいたら是非下記よりご応募ください。
コポタル利用申し込みフォーム：https://forms.gle/YVd5nav27j4RcbFo7
僕自身に質問や連絡などございましたらお気軽に下記よりご連絡ください〜
twitter : @seikatok
facebook : Seika Tokuizumi
